Home » Microsoft Word arvostelu – yhä johtava tekstinkäsittelyohjelma

Microsoft Word arvostelu – yhä johtava tekstinkäsittelyohjelma

Microsoft Word on monille suomalaisille tuttu ohjelmisto. Itse asiassa se on yksi eniten käytetyimmistä ohjelmistoista myös Suomessa. Wordiä käytetään paljon yritysmaailmassa, mutta myös oppimiseen se soveltuu erinomaisesti. Esimerkiksi opinnäytetyöt ja gradut kirjoitetaan Wordille.

Monen tietokoneen käyttäjän koneesta, Microsoft Word löytyy Windows 10 -käyttöjärjestelmästä. Parhaillaan Microsoft on ajamassa sisään jo Windows 11 järjestelmäversiota, mutta tällä hetkellä Windows 10 on eniten käytetty järjestelmäversio.

Käyttämisen aloittaminen on helppoa

Microsoft Office -ohjelmistopaketti sisältää Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelman. Excel-taulukkolaskentaohjelmisto ja PowerPoint-esitysgrafiikkaohjelmisto sisältyvät myös samaan pakettiin.

Microsoft Word on helppo ottaa käyttöön. Myös käyttäminen on helppoa ja moni saa siihen nykyisin koulutuksen jo koulussa. Microsoft Word -asiakirjan luomisen ja muokkaamisen perusteet esitellään Tiedosto-välilehdellä. Sieltä löytyvät toiminnot uuden tiedoston luomista, tallentamista ja tulostamista varten sekä useita muita toimintoja. Täältä voit myös muokata Wordin asetuksia.

Word tallentaa asiakirjat oletusarvoisesti uudessa DOCX-muodossa. Jos haluat hyödyntää kaikkia uuden 2010-version ominaisuuksia, on suositeltavaa käyttää tätä formaattia. Haittana on se, että vanhempien Word-versioiden (Word 2003 ja sitä vanhemmat) käyttäjät eivät voi avata tiedostoa, ellei heidän tietokoneeseensa ole asennettu Office-yhteensopivuuspakettia. Tiedosto voidaan tallentaa myös yhteensopivampaan Word 97–2003 -dokumenttimuotoon, kuten PDF- tai jopa DOC-muotoon. Jos tallennat asiakirjan aikaisemmassa Word-muodossa tai avaat aikaisemmalla Office-versiolla luodun tiedoston, kaikki uudet ominaisuudet eivät ole käytettävissä.

Voit muokata loputtomasti

Tekstinkäsittelyohjelmien etuna on se, että niitä on helppo käyttää ja muokata tekstiä, mikä helpottaa työn muotoilua ja muuttamista. Kun olet esimerkiksi laatinut ansioluettelon, sitä ei tarvitse tehdä uudelleen alusta alkaen, jos haluat tehdä siihen muutoksia ja päivityksiä. Voit lisätä uusia kohteita ja muokata tekstiä, mutta säilyttää osan vanhoista tiedoista sellaisenaan. Siksi on tärkeää kirjoittaa asiakirjat niin, että ne säilyttävät muotonsa, kun ne siirretään tietokoneelta toiselle. On tärkeää ymmärtää suomalaisen asiakirjan tyyli ja sisennystapa. On myös hyvä oppia käyttämään sivunvaihtoja.

Kirjoitat äidinkielen tunneilla raportteja, henkilökuvauksia, pöytäkirjoja ja virallisia kirjeitä. On erinomainen taito pystyä tuottamaan suomalaisen asiakirjastandardin mukaisia asiakirjoja teknisesti oikein. Teknisesti oikein kirjoitettu asiakirja muunnetaan tarpeen mukaan ja tulostetaan oikein eri tulostimilla ja käyttöjärjestelmillä.

Taulukot ovat loistava vaihtoehto tekstille, jossa haluat kuvien pysyvän aivan sanojen vieressä. Taulukot voidaan halutessasi myös piilottaa näkyvistä, jolloin ne sulautuvat muuhun sisältöön. Jos teet lukuisia luetteloita eri asioista, taulukot voivat olla hyödyllisiä.

Tyypillisimpiä toimintoja

Monet kirjoitustehtävät edellyttävät tekstinkäsittelytaitoja. Niistä voi olla hyötyä esimerkiksi ansioluetteloa tai kokouspöytäkirjaa laadittaessa. Kannattaa siis opetella kirjoittamaan tietokoneella. Netissäkin on tarjolla moni yksinkertainen tekstinkäsittelyvinkki.

Markkinoilla on lukuisia tekstinkäsittelyohjelmia. Microsoft Officen Word on tunnetuin niistä, ja sillä on vakiotiedostomuoto (.docx). Muita suosittuja tekstinkäsittelyohjelmia ovat Applen Pages, LibreOffice, OpenOffice ja Google Docs. Ominaisuuksia voi ostaa, mutta ilmaisissa versioissa on riittävästi ominaisuuksia useimmille käyttäjille.

Joissakin tekstinkäsittelyohjelmissa on valmiiksi suunnitellut ulkoasut ja muotoilut. Ensimmäinen vaihe Word-tiedoston muokkaamisessa on asiakirjan kirjasintyypin valitseminen. Fontilla voi olla merkittävä vaikutus siihen, miten työsi näyttää ja luetaan. Pöytäkirjoihin tai muihin asiakirjoihin suositellaan selkeää ja yksinkertaista kirjasintyyppiä.

Sivunumerot ovat ratkaisevia asiakirjan kokonaisuuden kannalta. Mitä enemmän sivuja on, sitä parempi on numeroida ne. Sivunumerot voidaan sisällyttää joko asiakirjan otsikkoon tai alatunnisteeseen. Luetteloinnin tarkoituksena on tehdä tiedosta ymmärrettävämpää ja jäsennellympää. Voit esimerkiksi numeroida luettelon osat tai erottaa ne toisistaan luetelmakohdilla.

Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus helpottavat tekstin lukemista. Näiden muotoiluvalintojen avulla voit korostaa ja korostaa asiakirjassa haluamaasi materiaalia. Asiakirjan sisennykseen käytetään asiakirjan yläpuolella näkyvää viivainta. Ne näkyvät MS Wordissa valitsemalla valikosta Näytä -> Viivotin. Kappaleen voi aloittaa sisennettynä tai sisennyksen voi tehdä alkamaan vasta toiselta riviltä. Enter-näppäimellä vaihtuu kappale, ja sisennys toimii asetusten mukaan taas uudessa kappaleessa.

Muista jäsennellä tekstisi oikein

Voit muuntaa PDF- ja HTML-tiedostoja Word-tekstinkäsittelyohjelmalla. Voit tehdä Wordillä nettiin hyvin sopivaa sisältöä. Vahva otsikkorakenne on luultavasti tärkein Microsoft Word -asiakirjojen saavutettavuuteen vaikuttava tekijä. Otsikot auttavat ihmisiä navigoimaan sivulla helpommin ja tekevät sivustosta helppokäyttöisemmän kaikille. Monet henkilöt eivät kuitenkaan välitä Word-tyyleistä. He saattavat vain muuttaa otsikon fonttia, lisätä pistekokoa, lihavoida tekstiä ja niin edelleen käyttämättä niitä. Tämä vaikeuttaa asiakirjan lukemista ja ymmärtämistä ruudunlukijoille. Kun näin toimitaan, asiakirjassa ei ole mitään ilmeistä rakennetta, jonka ruudunlukija voisi havaita.

Hyvin jäsennellystä Word-dokumentista on useita etuja. Tiedosto voidaan esim. viedä HTML-muotoon, jolloin rakenne säilyy, ja sitä voidaan käyttää ruudunlukuohjelmalla. Se, että tiedoston rakenne säilyy, kun se muunnetaan PDF-muotoon, tekee tästä lähestymistavasta niin ikään houkuttelevamman. Molemmissa tapauksissa asiakirjan luettavuus ruudunlukijoiden kannalta paranee.

Voit luoda Wordissa hyperlinkin liittämällä koko URL-osoitteeen ja painamalla välilyöntiä, Enteriä tai muuta näppäintä. Kun käytät tätä menetelmää linkkien automaattiseen luomiseen, voi ongelmaksi tulla, että se ei kuitenkaan välttämättä ole lukijalle ymmärrettävässä muodossa. Valitse linkki, paina hiiren oikeaa painiketta ja muuta linkin tekstiä valitsemalla Muokkaa hyperlinkkiä.

Kannattaako Microsoft Word ostaa?

Microsoft Wordiä voi käyttää osittain myös ilmaiseksi, mutta jos olet aktiivinen tekstin kirjoittaja, niin sinun on lähes pakko päivittää maksulliseen versioon. Wordin voi ostaa kertaostoksena, tai sitä voi myös maksaa kuukausittain. Kuukausittainen palvelumaksu on nykyisin noin 10 euroa. Moni on tottunut siihen, että tekstinkäsittelyohjelman saa ilmaiseksi, joten monella voi olla kynnys alkaa maksamaan ennen ilmaisesta ohjelmasta.

Toisaalta esimerkiksi kymmenen euroa ei ole kovinkaan paljoa ohjelmasta, mikäli sitä käyttää jokaisena arkipäivänä, tai edes viikoittain. Käytännössä jos ostaminen ei kiinnosta, on käännyttävä muiden vaihtoehtojen suuntaan. Niistä monet toimivat pilvessä, mikä asettaa omia ongelmia käytölle. Monet pilvipalvelut ovat vielä nykyisin valitettavan hitaita. Esimerkiksi Google Docs, vaikka sinulla olisi hyvä tietokone ja nopea nettiyhteys, Google Docs nykii silti hieman, eikä sillä ole mahdollista kirjoittaa niin nopeasti kuin Wordillä. Toisaalta Google Docsin käyttäminen on ilmaista.

Jos seurataan alan kehitystä muutenkin, niin kaikki on siirtymässä pilveen. Se on tietenkin ymmärrettävää, koska sillä tavoin esimerkiksi eri ohjelmistoja on helpompi integroida toisiinsa, ja vaikka kopioida elementtejä tiedostoista toisiin. Myös tiedostojen jakaminen käy helpommin pilven kautta. Tulevaisuudessa tuskin lähetellään 10 megan tiedosta sähköpostin liitteenä, vaan kaikki liitetiedostot tulevat olemaan pilvessä. Jo vuosia on käytetty sellaisia palveluita kuten Dropbox ja WeTransfer tiedostojen siirtämiseen pilven avulla. Nyt näille markkinoille ovat tulleet entistä vahvemmin myös Googlen ja Microsoftin kaltaiset jättiläiset.

Microsoft Wordin käyttäminen on helppo aloittaa, käytännössä ohjelma on tehty niin intuitiiviseksi, että kuka tahansa nuori tai työssä oleva ihminen pystyy oppimaan sen tyypillisimmät niksit hetkessä. Suurelle osalle käyttäjästä nämä niksit tulevatkin riittämään, harva käyttää kaikkia, tai edes puolia, ohjelman toiminnoista.

Erilaisia toimintoja Wordissä riittääkin, mutta useimmille meistä riittää se, että voimme kirjoittaa tekstiä helposti luettavassa muodossa, ja jakaa tekstiä sitten muiden henkilöiden kanssa. Joka tapauksessa Word on myös raskaan sarjan tekstikäsittelyohjelma, jolla onnistuu temppu kuin temppu.