Siirry suoraan sisältöön
Home » Office 365 arvostelu – nyt puhutaan suoraan!

Office 365 arvostelu – nyt puhutaan suoraan!

Aika vaikea on olla Suomessa toimistotöissä vuonna 2021 ilman, että olisi tekemisissä Office 365 paketin kanssa. Käytännössä se on standardiohjelmisto, jota lähes kaikki suomalaiset yritykset käyttävät, oli kyseessä sitten iso tai pieni yritys.

Eniten Officesta käytetään tekstinkäsittelyohjelmisto Wordiä, jota opetetaan koulussakin käyttämään jo ala-asteella. Toiseksi käytetyin on Excel ja myös Power Point on kovin käytetty ohjelmisto nykyisin bisnesmaailmassa. Myös eri-ikäiset opiskelijat ja oppilaat käyttävät paljon Officeen kuuluvia ohjelmistoja.

Officea alettiin kehittämään 1983

Microsoftin valmistama Microsoft Office on maailman eniten käytetty toimisto-ohjelmistopaketti, mitä tulee sekä Windows- että Mac OS X -käyttöjärjestelmiin. Vuonna 1983, ehkä hieman yllättäenkin, Microsoft Officea alettiin kehittämään nimenomaan Apple Macintosh -tietokoneille.

Microsoft kehitti vasta vuonna 1993 Officesta Windows-version. Se sisälsi jo silloin Excelin, Wordin ja PowerPointin. Nykyisin Officella on jo yli miljardi käyttäjää, mikä kertookin, miten suositusta ohjelmistopaketista on kyse. Vuonna 2015 julkaistu Windows 10 on suosittu käyttöjärjestelmä Officen käyttämiseen.

Office 365 -käyttöönotto kannattaa vaiheistaa

Microsoft Office -työasemaohjelmisto (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) on tällä hetkellä kaikista halvinta osaa O365-tilauksen osana. Se on Microsoftin ovela tapa työntää asiakkaitaan kohti pilvipalvelua. Office 365 sisältää myös selainpohjaisia pilviversioita toimisto-ohjelmista, mutta ne eivät ole vielä yhtä tehokkaita.

Microsoft Teams on tällä hetkellä Microsoftin eniten markkinoima tiimityöohjelmisto. Yhdessä käyttöliittymässä yhdistyvät ryhmäkeskustelu, tiedostojen hallinta ja etäkonferenssit. Teamsin avulla käyttäjä voi myös liittää muita työkaluja samaan kokonaisuuteen. Vaikka Teams ei tarjoa loistavaa käyttökokemusta, se on erinomainen tiimityöväline useimmille yrityksille.

Office 365:ssä on laaja valikoima työkaluja ja ominaisuuksia. Yrityksesi vaatimusten määrittäminen ja eri työkalujen selkeät tehtäväkuvaukset on välttämätöntä ennen niiden käyttöönottoa. Et ehkä tarvitse kaikkia O365-työkaluja organisaatiossasi. Sinun ei tarvitsekaan ottaa käyttöön kaikkea mahdollista, ja voit huoletta jättää pois kaiken tarpeettoman.

Työkalujen vaiheittainen käyttöönotto ja asianmukainen muutoksenhallinta on otettava huomioon, jotta käyttöönotto onnistuu ja tietotekniikkahäiriöt jäävät mahdollisimman vähäisiksi. Aluksi on yleensä parasta aloittaa olennaisista elementeistä, kuten AD-tunnuksista ja sähköpostin käyttöönotosta, ja laajentaa sitten O365:n käyttöä suunnitellusti muihin alustoihin, kuten intranetiin ja yhteistyöhön.

Teams on yksi alan parhaista

Teams on kätevä työkalu esimerkiksi tiimipalaverien pitämiseen. On mahtavaa, että voit käyttää Teamsia myös puhelimessasi. Sovellus on saatavilla Android- ja iOS-käyttöjärjestelmille sovelluskaupasta. Voit tehdä puhelimella suurimman osan samoista toiminnoista kuin tietokoneella, kuten osallistua kokouksiin, osallistua keskusteluihin ja osallistua tiimikanavien keskusteluihin. Voit myös kuvata kameralla videota ja ladata tiedostoja älypuhelimeesi.

Pilvipalvelussa Teams käyttää SharePointia asiakirjojen jakamiseen. Tämä on erittäin turvallista. Kaikki asiakirjat salataan, kun ne kulkevat käyttäjän laitteen ja pilven välillä, ja kun ne on lähetetty pilveen, ne salataan. Vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy asiakirjoihin. Jos haluat jakaa asiakirjan tiimisi kanssa, sinun on määritettävä heidän tiedosto-oikeutensa. Kahden henkilön välisessä keskustelussa jaetun asiakirjan näkevät vain he itse, mutta esimerkiksi tiimikanavalla jaettu tiedosto näkyy kaikille jäsenille.

Teams on paljon kattavampi paketti yhteistyöhön kuin Skype for Business. Teams sisältää paljon muutakin kuin kokouksia ja keskusteluja, kuten tiedostojen jakamisen ja muokkaamisen sekä erilaisia yhteyksiä muihin Microsoft Office -ohjelmiin ja kolmannen osapuolen sovelluksiin. Äänenkäsittely on Skypen äänenkäsittelyä parempi, ja kokoukset ja puhelut toimivat myös huonommilla yhteyksillä.

Toisin sanoen Teamsissa on kaikki samat ominaisuudet kuin Skype for Businessissa ja SharePointissa yhdessä. On myös syytä mainita, että Skype for Business on lopetettava tuote, eikä se ole enää uusien asiakkaiden saatavilla. Tiimin osallistujien ei tarvitse käyttää Teamsia, mutta heidän on käytettävä Internet-selainta.

Jos Dropboxia on käytetty yrityksen tiedostojen jakamiseen, tiedot on siirrettävä Teamsiin ja määritettävä tarvittavat käyttöoikeudet. Jos Dropbox on ollut myös yksityishenkilöiden henkilökohtaisten tietojen säilytyspaikka, on suositeltavaa siirtää omat tiedot OneDrive for Businessiin. Joka tapauksessa Dropboxista siirtyminen edellyttää tapauskohtaista suunnittelua ja usein myös laajempaa Teamsin käyttöönottoa.

Microsoft Wordillä luot erinomaista sisältöä

Microsoftin Word-tekstinkäsittelyohjelma auttaa tuottamaan monenlaisia tiedostoja. Asiakirjat ovat saatavilla Word-, RTF- ja PDF-muodossa. Monet niistä muunnetaan kuitenkin PDF-muotoon ennen niiden asettamista verkkoon. Word-tiedosto on myös mahdollista muuntaa PDF-dokumentiksi Word-ohjelman omalla muunnostoiminnolla. Vaikka Word-asiakirja olisi hyvin jäsennelty, tarvitaan pdf-editori, kuten Adoben Acrobat Pro/DC, jotta PDF-tiedosto olisi käytettävissä.

Asiakirja on jaettu useisiin osiin, jotta sitä olisi helpompi ymmärtää ja lukea. Yleensä jokaisella komponentilla on oma suunnittelunsa. Tyylejä tarvitaan Word-dokumentin ulkoasun määrittelyyn. Apuvälineteknologiaa käyttävä lukija voi saada tietoa asiakirjan rakenteesta vain tyyleillä luoduista asiakirjoista. Lisäksi tyylit ovat nopeita, koska voit muuttaa kaikkia objekteja, joilla on sama tyyli, yhdellä kertaa muuttamalla tyyliasetuksia.

Materiaalin ymmärtäminen edellyttää loogista ja suoraviivaista rakennetta. Päätä, miten jaat tekstin lukuihin ja mitä nimiä annat niille. Hyödynnä tarvittaessa väliotsikoita. Loogisen rakenteen lisäksi kielen on oltava ymmärrettävää. Jokainen lukija hyötyy siitä, että asiakirjan kieli on helppotajuista ja ymmärrettävää. Se on erityisen tärkeää niille, joiden on vaikea ymmärtää kieltä. Ihmiset, joilla on lukemis- tai oppimisvaikeuksia, muistiongelmia tai heikko suomen kielen taito, hyötyvät yleiskielestä.

Vältä pitkiä, monimutkaisia lauseita ja vaikeita termejä. Jos käytät harvinaisia sanoja, selitä ne. Jos voit, pyydä jotakuta toista lukemaan aineistosi, ennen kuin lähetät sen. Vaihtoehtoisesti voit lukea sen itse ääneen. Kun luet ääneen, saatat huomata lauserakenteita, jotka eivät ole ihanteellisia.

Excel on kätevä sekä yrityksille että opiskelijoille

Maailman suosituin taulukkolaskentaohjelma on Microsoft Excel. Ohjelma on tarkoitettu käsittelemään kaikkia toimistotyössä tarvittavia aritmeettisia ja tilastollisia operaatioita. Se on ihanteellinen graafien ja taulukoiden tuottamiseen sekä niiden jakamiseen Microsoftin pilvipalvelun kautta. Käyttäjät voivat tehdä houkuttelevia kuvia ja kaavioita valmiiden mallien ja pohjien avulla, jotka voidaan yhdistää muihin Office 365 -palveluihin, kuten Microsoft Wordiin, PowerPointiin, Swayhin ja Teamsiin.

Microsoft Exceliä käytetään koulutuksessa ja työelämässä useimmiten laskimena ja laskentaapuna. Excelissä on lukuisia ominaisuuksia, jotka tekevät siitä ihanteellisen koulutuksen kannalta. Microsoft Excelin oppimiskäyrä on huomattavasti lyhyempi, joten opiskelijat pystyvät suorittamaan enemmän tehtäviä päivässä. Koska laskutoimitukset rakentuvat askel askeleelta oppitunnin edetessä, opiskelijan on lisäksi pohdittava laskentalogiikkaa ja syy-seuraussuhteita huolellisesti. Tämä voi auttaa monia yksilöitä ymmärtämään laskutoimituksia ja aritmeettisia laskutoimituksia, mikä on hyvä oppimisen kannalta.

Toinen tärkeä etu on se, että se on muokattavampi, mikä tarkoittaa, että laskuvirheitä on helpompi korjata. Toisaalta pätevät laskutoimitukset auttavat myös laskemaan asioita nopeammin ja oikeammin, verrattuna siihen, että ne syötettäisiin askel kerrallaan laskimeen. Jos sinulla ei ole graafista funktiolaskinta, virheen korjaaminen edellyttää, että aloitat alusta koko laskutehtävän.

Microsoft Excel on myös loistava korvike funktiolaskimelle, koska sillä on luonnollisempi ja helpompi täyttää ja rakentaa taulukoita, tilastoja ja tietoja. Tästä on kuitenkin myös hyötyä, ja Excel on vertaansa vailla oleva työkalu tilastojen, taulukoiden ja kaavioiden opettamiseen. Oppilaat voivat oppia lisää taulukoista tekemällä taulukon itse, ilman laskutoimituksia.

Yksi suosituimmista tavoista, joilla lapset ja opettajat voivat hyödyntää Microsoft Exceliä, on tuottaa grafiikkaa tiedoista erilaisia papereita varten. Jos haluat houkuttelevia ja hyvin järjestettyjä kaavioita paperia varten tai jos tarvitset houkuttelevia kaavioita esitykseen. Opiskelijoita tulisi rohkaista hyödyntämään Exceliä graafien ja kaavioiden luomiseen esimerkiksi Microsoft Wordissa tai ryhmätyössä. Graafista tulee yksinkertainen komponentti, joka voidaan liittää lähes mille tahansa alustalle.

Sway on erinomainen, muttei vielä monille tuttu

Microsoftin ohjelmisto Swayn avulla voit luoda opetusmateriaaleja, esityksiä raportteja, portfolioita, uutiskirjeitä ja muita kohteita. Kun sinun pitää luoda verkossa olevaa, interaktiivista ja nopeasti jakoon saatavaa materiaalia PowerPointin avulla, käytettävissä on vaihtoehtoja, kuten Sway. Voit tuottaa nopeasti Sway-esityksen palasista, jotka muotoillaan sekä lisätään ohjelmiston avulla.

Ohjeet ovat yksinkertaiset. Vaikutuksen aikaansaamiseksi sinun on kiinnitettävä heidän huomionsa jollakin nopealla ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Materiaalin on oltava organisaatiosi edustajan käsin toimittama, jotta se näyttää aidolta ja luonnolliselta. Sway:ssä on oma haku kuvia varten, ja se onkin erinomainen, sillä sen avulla voit etsiä ainoastaan Creative Commons -lisensoituja kuvia, joita voit käyttää projekteissasi.

Käyttäjät voivat helposti jakaa Sway-materiaalia muiden kanssa esimerkiksi antamalla henkilökohtaisen URL-osoitteen (julkisen linkin), vaatimalla kirjautumista tai sisällyttämällä upotuksen. Voit tehdä interaktiivisen ja graafisen esityksen sekä laittaa sen jakoon linkkinä, esimerkiksi toteutuksen työtilassa.

Swayn tarkoituksena on antaa käyttäjien jakaa sisältöään. Swayn avulla luotua materiaalia voidaan jakaa ja upottaa eri alustoille tai verkkosivustoille. Voit myös parantaa Sway-esitystä OneNotella tallentamalla muutokset puheeksi tai videoksi. Tässä skenaariossa opiskelijat voivat esittää kysymyksiä ja antaa palautetta sisällöstä OneNote:ssa.

Sway on yhteensopiva kaikkien nykyaikaisten mobiiliselainten kanssa älylaitteesta sekä käyttöjärjestelmästä riippumatta. Sway on saatavilla myös sovelluksena Windows- sekä IOS-laitteille. Esitys ladataan Microsoft-tilille, jolla olet luonut sisällön, ellet tallenna sitä toiselle tilille. Et pääse Sway-sisältöihisi myöskään, jos lopetat työsuhteesi tai opintosi jossakin koulutuslaitoksessa. Voit kuitenkin kopioida Swayn sisällön muulle Microsoft-tilillei, esimerkiksi henkilökohtaiseen käyttöön, jos sinulta sellainen löytyy.

Microsoft Office 365 auttaa liiketoiminnan kasvussa

Jos vielä mietit Office 365 paketin ostoa, niin päällimmäinen tarkoitushan on, että sen avulla yritykset voivat kasvattaa liikevaihtoaan tai vähentää kuluja. Ohjelmiston avulla kuka tahansa voi hetkessä pyöräyttää aikaiseksi ammattimaista sisältöä. Ennen tällaiseen olisi voinut kulua monta päivää. Yrityksethän pyrkivät aina sekä kasvattamaan myyntiään, että pudottamaan kulujaan, joten Office 365 voi auttaa yritystä molemmissa tavoitteissa.

Kuten yllä on kerrottu Office 365 on erittäin monipuolinen ohjelmisto. Eniten sitä käytetään isoissa yrityksissä sekä oppilaitoksissa. On todella tärkeää, että nykynuorille opetetaan jo nuoresta pitäen näiden ohjelmistojen käyttäminen. Voidaan sanoa, että tällaisten ohjelmistojen käyttämisen osaaminen on henkilön tulevaisuuden kannalta huomattavasti tärkeämpää, kuin vaikka kutominen.

Mitä Office 365 saa kylkeensä seuraavaksi?

Aina on mielenkiintoista pohtia myös tulevaisuutta. Voidaan pohtia, mitä upeaa tähän ohjelmistopakettiin seuraavaksi lisätään. Digitaaliset tiimipalaverit ovat olleet viimeisen kahden vuoden aikana se isoin juttu, ihan pakonkin sanelemana. Mutta mitä tapahtuu seuraavaksi? Yksi asia on varmaa, kaikesta pyritään tekemään helpompaa ja helpompaa.

Esimerkiksi nettisivujen tekemisestä koitetaan tehdä kuluttajille ja yrityksille koko ajan aiempaa helpompaa. Ihmiset ovat nykyisin niin kärsimättömiä, että kaikki on saatava heti, varsinkin netissä. Voidaankin spekuloida, tuleeko Microsoftilta seuraavaksi jokin WordPressin kaltainen työkalu, jolla kuka tahansa pystyy luomaan monipuolisiakin verkkosivustoja ja -kauppoja hetkessä.

Office 365 on erinomainen ohjelmisto, mutta tietenkin kunkin tahon on pohdittava, onko se hintansa väärti. Ilmaiseksi ei nykyisin saa edes lounaita, joten monella voikin ohjelmistojen hinnat se jarruttava tekijä hankkia ohjelmistoja, jotka voisivat muuten kiihdyttää heidän liiketoimintoaan.