Projektinhallintasovellukset helpottavat monimutkaisten projektien järjestämisestä. Sovellukset antavat sinun luoda selkeästi määriteltyjä prosesseja ja automatisoimalla tehtäviä. Voit käyttää työkaluja luodaksesi malleja ja prosesseja yksinkertaistaaksesi tiettyjä työvaiheita. Monet palvelut tarjoavat asiakkailleen käteviä ja helppokäyttöisiä sovelluksia työn tehostamiseen ja projektien hallintaa.
Projektinhallintasovelluksilla voi olla valtava vaikutus yrityksen toimintaan ja toiminnan kehittämiseen. Äskettäin tehdyn tutkimuksen mukaan 66 % yrityksistä on automatisoinut ainakin yhden liiketoimintaprosessin jonkun projektihallintatyökalun avulla.
Vaikeinta on valita sopivin sovellus juuri sinun tarpeitasi varten. Tämä ei ole helppoa, koska saatavilla on paljon vaihtoehtoja, joista jokaisella on omat ominaisuudet, erikoisuudet ja hinnoittelumallit.
Tässä artikkelissa pyrimme auttamaan sinua valitsemaan oikean työkalun yrityksellesi.
Eri sovellusten vertaileminen
Eri projektinhallintatyökalujen vertailussa kannattaa priorisoida omalle liiketoiminnalle tärkeät asiat, mutta muutama yleisempi kriteeri tulee täyttyä jotta työkalua olisi helppo ja mukava käyttää. Kun valitset yrityksellesi sovellusta projektien hallintaan sinun tulee kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin:
Käyttöliittymä
Hyvä käyttöliittymä helpottaa projektien ja prosessien seuraamista. Tiedon tulee olla helposti löydettävissä ja sen pitää olla selkeää ja ymmärrettävää kaikille käyttäjille
Käytettävyys ja käyttäjäystävällisyys
Projektihallintatyökalujen on oltava helppokäyttöisiä kaikille organisaatiossa työskenteleville sekä myös niitä käyttäville ulkopuolisille kumppaneille. Mitä paremmin työkalu on muokattavissa eri käyttäjien tarpeisiin sen parempi.
Integroinnit ja rajapinnat
Projektinhallintasovellukset on aina hyvä integroida muihin käytettyihin työkaluihin. Mitä enemmän integrointimahdollisuuksia ja rajapintoja on käytettävissä, sen helpompi on saada omat järjestelmät toimimaan keskenään yhtenä ratkaisuna.
Vastinetta rahalle
Sovellusten hinnat voivat vaihdella melko edullisesta hyvin kalliiseen. Huomioitavaa on että tiedät saavasi juuri sellaisen sovelluksen josta sinulle on hyötyä. Silloin myös kalliimpi hankinta on sijoituksen arvoinen.
Projektinhallintatyökalun tärkeimmät ominaisuudet
Kun arvioit minkälaisia toimintoja projektinhallintasovellukseltasi tarvitset on sinun tunnettava oman liiketoimintasi prosessit ja myös identifioitava ne tahot jotka tulevat sovellusta käyttämään. Eri käyttäjäryhmien tarpeet eroavat usein huomattavasti toisistaan ja jokaiselle ryhmälle tulisi olla juuri heille tarvittavat tiedot löydettävissä ja käytettävissä.
Mallit
Mahdollisuus luoda malleja ja prosesseja on kaikkien projektihallintaohjelmistojen keskeinen ominaisuus. Mallinnuksen avulla on helppoa suorittaa samoja työnkulkuja toistuvasti ja tehokkaasti. Jotkut työkalut sisältävät parhaiden käytäntöjen malleja, joita voit käyttää sellaisenaan tai mukauttaa omiin tarpeisiin sopiviksi.
Useita näkymiä eri käyttäjille
Kaikkien projektinhallintasovellusten avulla voit tarkastella tehtäviä ja projekteja monin eri tavoin. Sovelluksissa voi olla esimerkiksi kanban-tauluja, Gantt-kaavioita, taulukkonäkymiä ja kalentereita. Voit itse valita millä tavalla haluat seurata ja tutkia toimintaasi, ja eri käyttäjät voivat tarkastella omia tehtäviä eri tavoin.
Työnkulkujen asettaminen
Projektinhallintasovelluksella voit toimittaa tehtäviä ja tietoja asiaankuuluville ihmisille. Projektinhallintatyökalu voi seurata tehtävien toteutumista ja ilmoittaa automaattisesti ihmisille, kun heidän tehtävänsä on valmis tai tarvitsee toimenpidettä.
Muiden osapuolien käyttöoikeudet
Usein kolmansien osapuolien käyttöoikeuksien antaminen projekteihisi on välttämätöntä, kun työskentelet yhteistyössä muiden yritysten, kuten asiakkaiden tai toimittajien, kanssa.
Yhteistyö
Tiimien yhteistyötyökalut, kuten tehtävien tai asiakirjojen kommentointi ja asiakirjojen jakaminen, auttavat tiimejä saamaan työnsä valmiiksi suoraan projektinhallintasovelluksessa. Käyttäjät voivat yhdessä viedä tehtäviä loppuun ja voivat esimerkiksi jättää tehtäviä tai muistiinpanoja ketjun seuraavalle henkilölle.
Hallintapaneelit ja analytiikka
Sovelluksen seuranta ja analytiikkanäkymät auttavat esimiehiä ja johtajia näkemään projektin edistymisen, Näin ollen voidaan tunnistaa pullonkauloja prosesseissa ja samalla virtaviivaistaa yritysten prosesseja entisestään.
Useimmat yritykset käyttävät jonkinlaista sovellusta tai työkalua projektien hallintaan ja työnkulkujen seurantaan. Näin yritykset pystyvät tehokkaaseen toimintaan ja johtoporras voi samalla olla tietoinen miten toiminta kulkee ja mitä mahdollisia kehitystarpeita yrityksessä voi olla.
